Overpeinzing: zou het verloop onder raadsleden wellicht minder groot zijn als de gemeenten hun raadsleden adequaat zouden ondersteunen door middel van een goede online informatievoorziening?

Ik kijk veel rond bij gemeenten naar hun raadsinformatiesystemen. En vaak zijn die voorzieningen, op z’n zachtst gezegd, krakkemikkig. Het komt het democratisch proces ten goede om te investeren in een goede informatievoorziening. Maar, het ondersteunt het werk van de raadsleden ook. Misschien iets om in verkiezingstijd aandacht aan te besteden?

Gemeenten streven meer en meer openheid en transparantie na. Maar ik vermoed dat het plaatsen van vertrouwelijke documenten (in het geval van Alphen ging het om een koopovereenkomst) niet echt de bedoeling was. Deze voorvallen illustreren nog maar eens dat het online publiceren van documeten niet zo simpel is als vaak gedacht wordt.

Voor de gemeente Zoetermeer werk ik momenteel als projectleider aan de vernieuwing van het raadsinformatiesysteem. De vormgeving en inrichting van het document management systeem is daarbij een cruciaal onderdeel van het project. Fouten als van Ede en Alphen moeten uiteraard voorkomen worden.

In de papierenwereld was dat betrekkelijk eenvoudig. Op het document stond een serie stempels en parafen, waardoor de status van het stuk direct voor iedereen duidelijk was. Maar hoe zit dat met digitale documenten? Rommel je dan wat aan met de bestandsnamen? documentversie2.doc of zoiets? Of werk je met zogenaamde meta-data, data die informatie geeft over het onderliggende bestand. En als je dan met meta-data werkt, hoe zorg je er dan voor dat voor elke, toekomstige, gebruiker de informatie uit die meta-data leesbaar en begrijpelijk is.

In een papierenwereld was je, alleen door ruimtegebrek, wel gedwongen om selectief te zijn. Maar in de digitale wereld is het geen enkel probleem om van een document elke concept-versie te bewaren. En hoe blijf je dan wijs uit alle versies? Meer is lang niet altijd beter. Een hele serie bestanden met documenten over een bepaald onderwerp is niet echt hetzelfde als een logisch opgebouwd dossier inclusief leeswijzer.

Als ik daar wat over doormijmer, dringt de gedachte zich op dat een papieren wereld wel lekker overzichtelijk was. Tijd voor weekend!