Ik ben betrokken bij het nadenken over het de toekomst van het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Groningen. Een van de dingen die ik daarbij overpeins is de vraag hoe je documenten authentificeert. Ofwel, hoe je de status van een document vast legt: is het een concept, een onbesproken voorstel, een besproken voorstel, een geamendeerd voorstel, etc.

In de papierenwereld was dat betrekkelijk eenvoudig. Op het document stond een serie stempels en parafen, waardoor de status van het stuk direct voor iedereen duidelijk was. Maar hoe zit dat met digitale documenten? Rommel je dan wat aan met de bestandsnamen? documentversie2.doc of zoiets? Of werk je met zogenaamde meta-data, data die informatie geeft over het onderliggende bestand. En als je dan met meta-data werkt, hoe zorg je er dan voor dat voor elke, toekomstige, gebruiker de informatie uit die meta-data leesbaar en begrijpelijk is.

In een papierenwereld was je, alleen door ruimtegebrek, wel gedwongen om selectief te zijn. Maar in de digitale wereld is het geen enkel probleem om van een document elke concept-versie te bewaren. En hoe blijf je dan wijs uit alle versies? Meer is lang niet altijd beter. Een hele serie bestanden met documenten over een bepaald onderwerp is niet echt hetzelfde als een logisch opgebouwd dossier inclusief leeswijzer.

Als ik daar wat over doormijmer, dringt de gedachte zich op dat een papieren wereld wel lekker overzichtelijk was. Tijd voor weekend!