Recent nam de gemeenteraad van Heemstede het besluit om de raads (en commissie) vergadering niet langer schriftelijk te notuleren. De beraadslagingen zijn voortaan te beluisteren via het audioverslag. De gemeente Heemstede volgt hiermee het voorbeeld van heel wat andere gemeenten waar ook gebruik gemaakt wordt van audio- of videoverslaglegging.

Volgens mij zijn er twee vragen aan de orde:
1) zijn er wettelijke voorschriften die bepalen op welke manier verslag van de beraadslagingen moet worden opgemaakt?
2) welke vorm van verlaglegging is het meest wenselijk.

Mij zijn geen wettelijke voorschriften bekend. De gemeentewet bepaalt dat de gemeente de vergaderingen van het gemeentebestuur publiekelijk aankondigt (art. 19) en die vergaderingen moeten publiekelijk toegankelijk zijn (art 23). Art 23 lid 5 bepaalt verder dat een besluitenlijst openbaar gemaakt wordt. Wettelijke bepalingen ten aanzien van de wijze van notuleren zijn er niet.

Rest de vraag welke manier van verslaglegging het meest wenselijk is. Volgens mij is dit aan de gemeenteraad zelf om te beoordelen. Niet iedereen heeft internet, dus als je toch alleen via internet verslag wilt leggen van de vergaderingen is het wel zo netjes om iets te regelen voor diegene die geen toegang tot internet hebben. In de gemeente Heemstede is dit bijvoorbeeld gedaan doordat burgers op het stadhuis de audioverslagen mogen beluisteren. Ook is het modelijk een CD-rom met het verslag aan te vragen.

Kortom, ik zie geen reden waarom audio- of videoverslaglegging van de raadsvergaderingen onwettig danwel onwenselijk zouden zijn.

- In zijn presentatie hield Marc-Jan Ahne zijn gehoor voor dat er in de gemeentewet geen wettelijke verplichting is opgenomen tot het notuleren van raadsvergaderingen. Mocht de gemeente een besluitenlijst maken, dan moet die wel openbaar gemaakt worden. Maar zelfs het maken van een besluitenlijst is niet wettelijk verplicht. Kortom, gemeenten moeten niks, maar mogen heel veel. Uiteraard is het in veel gemeenten gebruikenlijk dat er (meer of minder uitgebreide) verslagen van de raadsvergaderingen worden gemaakt. Het videoverslag kan daar een zinvolle aanvulling op zijn.

- De gemeente Bedum was de eerste gemeente in Nederland die de raadsvergadering via internet ging uitzenden. Inmiddels zijn een groot aantal gemeenten ook gebruik gaan maken van, vormen van, videonotulering. Tijdens de workshop kregen we uitgebreide toelichtingen van de gemeente Tynaarlo en Haarlemmermeer.

- Wat mij opvalt is dat in de getoonde voorbeelden nog maar beperkt gebruik wordt gemaakt van het linken naar onderliggende documenten (raadsvoorstellen bijvoorbeeld). Alleen het aanhoren van een vergadering, zonder de stukken te kennen waarop de vergadering betrekking heeft, is maar beperkt zinvol lijkt me.

- De huidige toepassingen gaan er, nog, vanuit dat de bezoekers Microsoft gebruiken. Gemeenteraadoplossingen.nl gaf aan dat zij binnenkort systeem onafhankelijk hopen te zijn.

- Als ik de ontwikkelingen zo bekijk, dan zie ik een versmelting van het traditionele tekstnotuleren en het videonotuleren. Tekst is eigenlijk nog nodig om het doorzoeken van het (video) verslag te faciliteren. Maar met een beetje vooruitziende blik is het niet onmogelijk om te zien dat videobeelden omgezet kunnen worden in tekst. Dat bespaart dan aanzienlijk op de kosten van het schriftelijk notuleren.