Is digitaal beter?
Vrijdag 22 augustus 2008 om 17:26 uurIk ben betrokken bij het nadenken over het de toekomst van het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Groningen. Een van de dingen die ik daarbij overpeins is de vraag hoe je documenten authentificeert. Ofwel, hoe je de status van een document vast legt: is het een concept, een onbesproken voorstel, een besproken voorstel, een geamendeerd voorstel, etc.
In de papierenwereld was dat betrekkelijk eenvoudig. Op het document stond een serie stempels en parafen, waardoor de status van het stuk direct voor iedereen duidelijk was. Maar hoe zit dat met digitale documenten? Rommel je dan wat aan met de bestandsnamen? documentversie2.doc of zoiets? Of werk je met zogenaamde meta-data, data die informatie geeft over het onderliggende bestand. En als je dan met meta-data werkt, hoe zorg je er dan voor dat voor elke, toekomstige, gebruiker de informatie uit die meta-data leesbaar en begrijpelijk is.
In een papierenwereld was je, alleen door ruimtegebrek, wel gedwongen om selectief te zijn. Maar in de digitale wereld is het geen enkel probleem om van een document elke concept-versie te bewaren. En hoe blijf je dan wijs uit alle versies? Meer is lang niet altijd beter. Een hele serie bestanden met documenten over een bepaald onderwerp is niet echt hetzelfde als een logisch opgebouwd dossier inclusief leeswijzer.
Als ik daar wat over doormijmer, dringt de gedachte zich op dat een papieren wereld wel lekker overzichtelijk was. Tijd voor weekend!
Dit bericht heeft de volgende tags: Internet, Overheid, Raadsinformatie. Reacties op dit bericht kunnen gevolgd worden via de RSS-feed. Je kunt een reactie plaatsen of trackbacken vanaf je eigen site.
Als je meta-data op orde hebt en hier consequent mee omgaat, maakt de vorm van de bestandsnaam niet uit. Of men in de toekomst de meta-data (of ‘Tags’) die je vandaag aan informatie hangt nog steeds logisch vindt is natuurlijk lastig te voorspellen.
Je kunt afspraken maken over het bepalen van metadata, naamgeving van document- soorten, onderwerpen etc. en vastleggen in een soort ‘taal convenant’. Toekomstige gebruikers kunnen er dan wel mee uit de voeten.
Maar ben het met je eens, papier is lekker overzichtelijk. Papier is een fantastisch medium. Maar het voordeel van goede geordende digitale documenten is dat je ze (mede dankzij metadata) eenvoudig aan elkaar kunt relateren en zodoende digitale dossiers vormt. En die kun je ongeacht het tijdstip, ongeacht je locatie raadplegen. Ook fantastisch :)
Jan van der Ploeg22 augustus 2008 om 19:55 uur
Hier zijn ook softwareoplossingen voor in de vorm van een Document Management System (DMS). Ik heb bij Shell ervaring opgedaan met Livelink. Dat is een webbased systeem dat veel soorten documenten (tekst, spreadsheet, slideshow, plaatjes) archiveert, de versiegeschiedenis bijhoudt en rechten beheert. Je kunt personen en groepen lees-, schrijf-, wijzig-, en verwijderrechten toekennen. En taggen natuurlijk. Je kunt documenten ook een status toekennen. Meer informatie over Livelink vind je hier:
http://www.opentext.com/2/sol-products/sol-pro-docmgmt-collaboration/pro-ll-document-management-dmc.htm
En er zijn natuurlijk ook een hoop andere. Dit is een goed startpunt:
http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system#Document_management_systems
Trouwens, ‘authentificeren’ is geen woord. Authenticeren wel! :-p
Richard de Vries23 augustus 2008 om 13:08 uur
Of het werkwoord nu authenticeren is of authentificeren (vind ik wel veel mooier en spoort lekker met identificeren), de persoonsvorm (zoals hier) moet met een T!
schoolmeester25 augustus 2008 om 13:13 uur
Dank voor de reacties!
@Richard, volgens mij raken we in de war door het engelse woord authenticate. De Van Dale kent alleen het woord authentiseren, met een -s :-)
@ Allen: Document management systemen zijn er in overvloed inderdaad. Maar de extra complicering bij overheidsinformatie (waar ik mij mee bezig hou) is dat het openbaar, online beschikbaar moet zijn. Die combinatie van documentenbeheer en online beschikbaarheid is een ernstig complicerende factor. Overigens, die papieren wereld was al helemaal niet online beschikbaar natuurlijk.. :-)
@Schoolmeester: de persoonsvorm heb ik aangepast…
Remco25 augustus 2008 om 15:30 uur
Remco,
Peter de HaasIk deel je mening dat ook in digitale oplossingen de complexiteit redelijk snel kan toenemen. En zowiezo groeit de hoeveelheid informatie enorm snel in organsiaties.
ECM of DM systemen kunnen niet meer zonder Enterprise Search als onderdeel van het platform. Door het gebruik van meta-data, een taxonomie in combinatie met Enterprise Searchzijn zeer goede oplossingen te realiseren.
Kom maar is langs voor een goede discussie :-)
26 augustus 2008 om 21:47 uur
@Remco: die overpeinzing van jou van voor het weekend daar heb ik nou de hele week last van :)
David de JongAls ik mensen hoor over metadata en tags, wordt ik een beetje benauwd. We zitten al zo vaak achter de computer, het hoeft van mij niet veel meer te worden. Ik zie best de voordelen van gekoppelde bestanden in een informatiesysteem, maar dan vooral om thuis nog eens wat naar het oud papier te kunnen brengen. Het staat ook nog ergens anders en is altijd beschikbaar.
26 augustus 2008 om 23:15 uur
@schoolmeester: die t bij wordt hoort er natuurlijk niet te staan. Sorry!!!!
David de Jong26 augustus 2008 om 23:18 uur
@Peter, dank voor je reactie. Maarre, die oplossingen van jou, zijn die ook Open Source…;-) Zo ja, dan moeten we zeker praten.
@David, ik kan je verzuchting goed indenken. Alleen is de digitalisering niet meer weg te denken. Daarnaast zullen er altijd specialisten zijn voor wie termen als meta-data, tags, etc gesneden koek zijn. Voordeel is dat je als leek je daar dan niet over hoeft te buigen. Neemt niet weg dat het inrichten van de informatie huishouding, zeker voor een politicus, van groot belang is. Hoe leg je openbaar verantwoording af? Hoe hou je besluitvormingsprocessen inzichtelijk? Hoe realiseer je een adequate toegankelijkheid van de overheid in de 21ste eeuw?
Remco27 augustus 2008 om 09:03 uur
Remco, je weet dat ik de inrichting van onze informatievoorziening ook zeer van belang vind. Inwoners van onze stad moeten qua informatie op hun wenken bediend kunnen worden, maar raadsleden moeten gewoon de beschikking houden over hun stapeltje papieren waarin ze kunnen maggelen (goed woord?) en strepen en bijschrijven na een belpartij en waar nodig fysiek opslaan.
David de Jong27 augustus 2008 om 17:55 uur
David, of zoals mijn vader altijd zegt: bezie alles en behoud het goede. Je punt over het maken van aantekeningen is absoluut terecht. Dat is denk ik ook de reden waarom lezen vanaf het scherm niet echt aanslaat.
Remco Kouwenhoven28 augustus 2008 om 09:38 uur
Ik denk dat Remco voor z’n volgende verjaardag maar een nieuw woordenboek moet krijgen :-p Authentiseren staat niet in de Van Dale, authenticeren wel:
au·then·ti·ce·ren (overgankelijk werkwoord; authenticeerde, heeft geauthenticeerd)
1 rechtsgeldig maken
http://www.vandale.nl/vandale/opzoeken/woordenboek/?zoekwoord=authenticeren
Richard de Vries28 augustus 2008 om 10:59 uur
@Richard, hmmm.. ik voel een taalstijd ontbranden. In mijn Groot Woordenboek der Nederlandse Taal, Van Dale dertiende herziene uitgave (1999 ja, oud, ik weet het) staat op pagina 251 van deel A-I het woord ‘authentiseren’ wel en het woord authenticeren niet.
Welk woordenboek gooi jij in de strijd?
Remco Kouwenhoven28 augustus 2008 om 11:04 uur
oh, ik las je niet helemaal goed. Jij beroept je op de digitale versie van de Van Dale. En inderdaad, daarin staat authenticeren wel en authentiseren niet. Umm. dat brengt me dan weer terug bij het thema van deze discussie: is digitaal beter… :-)
Remco Kouwenhoven28 augustus 2008 om 11:06 uur
De apostel Paulus schrijft: “Onderzoek alles en behoud het goede!” Er is een relatie met (digitaal) “conserveren”.
Wat betreft de (juridische) status van gemeentelijke (beleids)documenten: ik geef je in welwillende overweging om de status van gemeentelijke documenten een bepaalde kleur te geven. Elke type document heeft een bepaalde kleur. Hoe definitiever, des te donkerder. Kortom: werk met kleurcodes. Binnen die kleurcodes, gegeven het soort document, kan vindingrijk met de sterkte van de kleur gewerkt worden. Een goed idee?
Kees Huizenga13 september 2008 om 20:36 uur
De bekende Bijbeltekst staat in I Tessalonicenzen 5:21.
Kees Huizenga14 september 2008 om 11:21 uur